Как можно снизить затраты производства — методы оптимизации расходов
Оглавление
Собственники и топ-менеджеры бизнеса стараются снизить издержки. Экономия и оптимизация затрат — это те вопросы, которыми стоит задаваться регулярно. Расскажем о методах снижения издержек.
Важно четко понимать, на чем можно сэкономить, а какие расходы лучше не трогать, чтобы не довести компанию до банкротства. Для этого в первую очередь необходимо четко классифицировать существующие расходы.
Классификация операционных затратВсе расходы компании можно разделить на:
- прямые – зависят от объема производства, выполненных услуг или работ;
- косвенные — включают общепроизводственные и общехозяйственные затраты, управленческие расходы.
Более узкая классификация предполагает следующую группировку:
1. Эффективные и неэффективные. Эффективные — это производительные расходы, которые способствуют получению материальной выгоды от реализованной продукции, на изготовление которой были выделены средства. Неэффективные – непроизводительные затраты, которые препятствуют получению прибыли. Включают различные виды потерь: брак, порча, хищение, недостачи, простои. Их рекомендуют сокращать в первую очередь.
2. Релевантные и нерелевантные. К первым относятся денежные затраты, которые напрямую зависят от принимаемых руководством компании решений как альтернативные издержки. Нерелевантные от управленческих решений не зависят – например, расходы прошлых периодов.
3. Постоянные и переменные. Переменные расходы прямо пропорциональны объемам производства. Чем больше компания выпускает продукции, тем выше затраты: покупка сырья, доставка продукции, оплата ГСМ и электроэнергии, зарплата рабочим. Постоянные никак не зависят от производственных процессов и возникают даже при простое предприятия: арендные и некоторые коммунальные платежи, зарплата администрации, проценты по кредитам.
Пути снижения расходов: что можно и что нельзяОсновное правило — сокращать по максимуму постоянные или фиксированные затраты. При уменьшении прибыли покрыть их будет сложнее. Переменные расходы зависят от объема продаж, поэтому их снижают по минимуму.
Фонд оплаты трудаДействующее законодательство допускает сокращение заработной платы работников в одностороннем порядке. Но: для снижения затрат на персонал нужны веские основания.
Например, работодатель сумеет доказать, что экономические санкции негативно отразились на производственном процессе (ст. 72 ТК РФ).
Проще снизить зарплату по соглашению сторон – максимум на 30%. Допустимы ограничения в части поощрительных выплат. Пересмотрите условия назначения премий и бонусов и внесите изменения в локальные нормативные акты.
Часть работ в кризис выгоднее передать на аутсорс: опытные эксперты Главбух Ассистент возьмут на себя бухгалтерский и налоговый учет, помогут решить кадровые проблемы и окажут юридическую поддержку. Обойдутся услуги аутсорсера дешевле по сравнению со штатными сотрудниками.
Сокращение штатаРаботодатель вправе сократить количество работников, главное – соблюсти определенную законодательством процедуру. В первую очередь рекомендуют сокращать управленческий состав, сотрудников, не связанных напрямую с производством: офис-менеджеров, логистов, бухгалтеров. Сокращенным работникам необходимо выплатить выходное пособие и компенсацию.
Важно! Если уволить сотрудника неправильно, тот может добиться по суду восстановления на работе и компенсации за моральный вред.
Вслед за организационной структурой необходимо провести оптимизацию и внутри самих отделов. В первую очередь, целесообразным будет провести расширение функционала отдельных исполнителей, слияния двух должностей со смежными обязанностями в одну (простейший пример – интеграция функционала менеджера по закупкам и сотрудника отдела ВЭД). Содержание одного сотрудника даже с повышенной ставкой выгоднее, чем двоих со средней по отрасли. Но следует учесть, что временно могут вырасти расходы на обучение и повышение квалификации сотрудников.
При необходимости следует оптимизировать численность штата. Разработайте систему KPI для оценки работы сотрудников, к которым она применима, и систему контроля за выполнением работы. Пересмотрите бизнес-процессы на предмет возможности сокращения транзакционных издержек, автоматизируйте обновленную модель. Дополнением к разработке системы KPI может стать повышение переменной части зарплаты.
Оценив объем работы отдельных подразделений или сотрудников, оцените возможность передачи части функций на аутсорс, тем самым экономя на ФОТ. В первую очередь, такое решение будет целесообразным для функций, не требующих регулярного присутствия исполнителя. Вообще же на аутсорс можно перевести: рекламу (в том числе таргетированную), маркетинг или создание контента для сайта.
Для этих же функций имеет смысл ввести сдельную систему оплаты труда, срочные трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.
Одним из наиболее популярных способов сокращения расходов на ФОТ является перевод персонала на неполный рабочий день или неделю, что в рамках Трудового кодекса возможно на срок до шести месяцев.
Материалы и сырьеЭкономия подразумевает несколько вариантов.
- Покупка более дешевых материалов – но не в ущерб качеству продукции. Это актуально для импортного сырья, дорожающего из-за роста курса доллара. Его желательно заменить материалами отечественного производства.
- Пересмотр условий действующих контрактов или поиск новых поставщиков, которые готовы предложить более выгодные условия.
- Кооперирование с другими компаниями для закупки крупных партий у поставщика, чтобы получить скидку за объем.
- Переход на самостоятельное производство необходимого сырья или материалов.
- Внедрение ресурсосберегающих технологий.
Опишем примеры действий.
- Пересмотр условий текущего арендного договора.
- Переезд в другое помещение: дешевле, меньшей площади, в другом районе. Но учтите, что из-за неудачного расположения прибыль компании может сократиться еще сильнее.
- Сдача части арендованного помещения в субаренду, если это предусмотрено договором.
- Закрытие точек или производств, которые приносят минимальную прибыль
Существует несколько способов снижения затрат на производство продукции.
- Внедрение методов бережливого производства – снижение объема брака, других потерь. Результата придется ждать долго, поскольку переход потребует изменения производственной культуры.
- Обновление оборудования – для повышения эффективности переработки сырья, сокращения энергетических расходов.
- Повышение эффективности учета и контроля использования запасов сырья, целевое использование отходов производства.Сокращаются производственные потери и расходы на хранение и утилизацию отходов.
Снижение логистических затрат требует комплексного подхода.
- Улучшение планирования перевозок, грамотное управление цепями поставок. Сведите к минимуму количество простоев транспорта, порожних рейсов, выстраивайте оптимальные маршруты.
- Усиление контроля на каждом этапе логистического процесса. Используйте системы мониторинга за транспортом, маршрутами движения, чтобы вовремя среагировать на отклонения от графика.
- Детальный учет транспортных расходов поможет избежать нецелевого использования автомобилей, слива ГСМ.
Для экономии также определите, когда выгодно использовать наемный транспорт, а когда — собственными силами.
Реклама и маркетингПересмотрите рекламный бюджет, чтобы понять, на чем можно сэкономить. В кризис обычно урезают расходы на прямую рекламу – на ТВ и радио, персональные рассылки. Долгосрочные инструменты продвижения лучше не трогать из-за отложенного эффекта. Если сотрудничаете с рекламным агентством, попробуйте договориться о скидке или поищите более выгодные условия. Рассмотрите варианты оплаты по бартеру.
Важно! Сокращение расходов на маркетинг без предварительного анализа эффективности каналов грозит снижением потока клиентов и, соответственно, прибыли.
Что недопустимо при проведении оптимизации расходов?С одной стороны, Трудовой кодекс предоставляет широкий набор возможностей серьезно снизить расходы на персонал и обернуться кратковременной экономией для компании. С другой стороны, явная экономия на персонале в виде сокращения зарплат, расходов на обучение, соцпакет, корпоративы и так далее может обернуться серьезными проблемами. Результатом таких мер будет, прежде всего, потеря лояльности кадров, которая неизбежно обернется снижением качества работы и повышением их текучки. Коснется это, в первую очередь, квалифицированных сотрудников, востребованных на рынке труда и всегда имеющих выбор.
Урезание расходов на маркетинг без тщательного анализа каналов может серьезно снизить поток клиентов и, как следствие, вынудить еще больше сокращать бюджет, что в конечном итоге может привести к разорению компании. Рациональнее будет сместить фокус внимания маркетинга с поиска новых клиентов на рынке на поддержку и развитие отношений с существующими путем разработки новых программ лояльности, систем бонусов или предложения дополнительных услуг.
Получается, что для того, чтобы эффективно, без ущерба для бизнеса, оптимизировать затраты и сократить расходы, необходимо, в первую очередь, грамотно организовать и вести управленческий учет.
Снижение затрат на предприятии: пошаговая инструкцияРазработка стратегии по снижению расходов происходит в несколько этапов:
1. Наладьте систематический учет всех расходов. Соберите все затраты минимум за 6 месяцев – на всех точках, во всех подразделениях компании. К учету принимайте даже самые незначительные, например такси после встречи с клиентом. Распределите их по месяцам, способам оплаты, направлениям затрат.
2. Сгруппируйте расходы. Постоянные и переменные затраты проанализируйте по отдельности. Это поможет определить объем расходов, которая не зависит от количества продаж.
3. Определите приоритеты. Важно оценить, насколько каждая статья затрат важна для компании, для чего разделим расходы на группы:
- высокоприоритетные – затраты на основные процессы, без которых производство не сможет функционировать нормально: оборудование, сырье, материалы;
- приоритетные – существенное урезание может привести к сбоям в работе: программное обеспечение, маркетинг;
- допустимые – расходы, которые влияют на лояльность клиентов и сотрудников, например бесплатный кофе для посетителей, бонусы за хорошую работу;
- ненужные – лишние расходы, которые не влияют на прибыль и без которых можно обойтись.
4. Проведите анализ затрат от крупных к мелким.
- Отследите динамику по периодам. Определите причины, по которым статья затрат резко снизилась или выросла.
- Оцените, насколько сильно влияет каждая группа расходов на результат деятельности компании.
- По каждой статье примите решение: отказаться, уменьшить, изменить или оставить как было.
- Определив, по каким статьям возможно снижение затрат на предприятии, выберите самые эффективные методы для их сокращения.
5. Спланируйте бюджет. Распределите имеющиеся ресурсы компании, учтите прогнозируемые поступления и выплаты. Это поможет увидеть бизнес в цифрах и понять, насколько ожидаемые результаты соответствуют фактическим показателям.
6. Составьте схему действий. После тщательного анализа вы получаете полный список сгруппированных по категориям затрат и решения по оптимизации каждой группы. На этом этапе необходимо определить, когда и в какой последовательности эти решения будете воплощать.
ЗаключениеНе рекомендуется руководствоваться готовыми решениями, каждый бизнес индивидуален. Здесь влияет все: какое время вы на рынке, в каком регионе, какой штат…. Снижение одних и тех же затрат для одной компании могут дать процветание, а для другой поражение.
Не всегда экономия позволяет выйти из кризиса. Если самостоятельно это не выходит, необходимо обратиться к специалистам для детального анализа и плана действий. Подобные затраты всегда оправданы.
Источники:
- https://www.B-Kontur.ru/enquiry/797-kak-snizit-rashodi
- https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/kak-sokratit-rashody-kompanii/
- https://assistentus.ru/buhuchet/vidy-izderzhek-proizvodstva/
- https://www.business.ru/article/3932-snijenie-zatrat
Как сократить расходы в бизнесе
В трудный период компанию могут поддержать две вещи — продажи и управление расходами. От того, насколько грамотно бизнес управляет тратами, зависит прибыльность компании и ее устойчивость.
Алексей Захаров
эксперт по корпоративным финансам
Профиль автора
Чтобы понять, какими расходами в бизнесе можно вообще управлять, для начала нужно собрать все данные о тратах и провести глубокий анализ, который поможет принять правильные решения. В кризисное время оптимизировать траты нужно особенно аккуратно, чтобы случайно не сократить прибыль.
В этой статье расскажу, как построить процесс сокращения расходов, какие шаги и в какой очередности стоит предпринять. В зависимости от размера и сложности бизнеса процесс может занять от нескольких дней до нескольких недель.
Универсальная методика для сокращения расходов
Методика, о которой пойдет речь, актуальна для любого бизнеса, будь то услуги, продажи или производство. Она подходит разным компаниям, и использовать ее можно как полностью, так и частично. Например, если в бизнесе в целом дела идут хорошо и нет необходимости все максимально оптимизировать, можно обойтись упрощенной схемой из трех или даже двух шагов. Но результат от полной работы и анализа будет более эффективным.
Чтобы оптимизировать расходы компании, нужно пройти пять шагов
- Собрать все расходы бизнеса
- Сгруппировать их
- Разделить траты на переменные и постоянные
- Проанализировать самые крупные статьи
- Проанализировать остальные расходы
Если использовать такой метод хотя бы иногда, можно сделать управление расходами компании более прозрачным и увидеть полную картину того, как в компании тратятся деньги, даже если ситуация в бизнесе не самая тяжелая.
Расскажу последовательно про каждый шаг.
Как вести бизнес без штрафов
Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей
Шаг 1
Собрать все расходы бизнесаПрежде всего вам нужно понять, какие вообще есть траты в вашем бизнесе, и поднять историю всех расходов компании. Причем если есть цель сократить траты, стоит обратить внимание вообще на все расходы.
Если бизнес существует уже какое-то время, то есть и накопленная статистика расходов. Даже если в компании менялись направления или собственники, или бизнес новый и история расходов у него небольшая, все это тоже можно проанализировать. Важны только расходы прошлого периода, которые нужно аккуратно и внимательно собрать.
Достаточно взять данные за последние шесть месяцев. Если за это время в компании были какие-то изменения, которые повлияли на тип и размер расходов, можно взять среднюю статистику работы компании за более ранние периоды.
/businessman-statistic/
Среднестатистический бизнесмен
Каким образом поднимают расходы. Идеально, когда в компании есть подробная управленческая отчетность, в которой цифры расходов и поступлений разнесены по статьям движения денежных средств. Обычно такой учет ведется в онлайн-режиме и можно просто выгрузить данные за нужный период.
Пример отчета о движении денежных средств Но по разным причинам иногда в компаниях нет подобного учета, либо он ведется недостаточно глубоко и подробно. В этом случае придется потратить время на сбор всех расходов за последние шесть месяцев. При этом неплохо получить не только общую картину расходов, но и их разбивку по месяцам, бизнес-направлениям и способам оплаты.Пример таблицы:
Количество и наименования столбцов свободное и зависит от того, что хочет проанализировать предпринимательДля сбора расходов нужно выгрузить данные из всех учетных систем в компании, например из 1С, табличек в экселе и ЦРМ-систем. Потом вся информация по расходам сводится в единый источник, из которой уже можно делать необходимые группировки.
Чем подробнее будут итоги сборки, тем лучше для будущего анализа и принятия решений. Например, компания работает с разными поставщиками, и у каждого свои нюансы — кто-то работает по предоплате, а кто-то по постоплате, у кого-то цены чуть выше, но больше ассортимент, и поэтому у них компания заказывает чаще. Всю эту информацию нужно собрать в одном месте, чтобы потом иметь максимальное поле для анализа.
Итак, на этом этапе удалось собрать все расходы бизнеса за последние шесть месяцев. Переходим к следующему шагу.
Почему важно собрать вообще все расходы за период
Если у бизнеса есть задача просто понять среднемесячный уровень расходов компании или в среднем посчитать самые большие статьи расходов, такой подробный анализ не нужен. Например, в обычной операционной деятельности достаточно просто вести учет и хотя бы периодически делать группировки и срезы, чтобы понимать общую ситуацию.
Но в кризисной ситуации, когда нужно оптимизировать все возможные расходы, нужно получить максимально полную картину, потому что только с этой информацией можно принимать какие-то решения.
Бывает, что большое количество мелких и на первый взгляд незначительных расходов собираются при анализе в серьезную статью расходов компании. Частая статья для любого бизнеса — представительские расходы на развитие бизнеса, например бизнес-завтраки или обеды, расходы на прием партнеров и клиентов и так далее.
Иногда подобные траты не учитываются. Скажем, расходы на такси после поздней встречи с клиентом. Разовая сумма может быть незначительная — 1000 Р. Но если в течение месяца такие расходы происходят регулярно, например, 15—20 раз, то для компании это может накопиться в серьезную итоговую сумму — 15 000—20 000 Р.
Шаг 2
Сгруппировать расходыВсе расходы компании дальше нужно собрать в укрупненные статьи. Если есть управленческая отчетность, и все данные уже сгруппированы, переходите к следующему шагу.
В течение месяца компания может приобретать большое количество однотипных товаров и услуг. Это могут быть закупки товаров у поставщиков или приобретение разных комплектующих на продажу. Или, например, расходы на аренду, хозяйственные расходы, содержание оргтехники и тому подобное.
/short/sidi-doma/
Как мировые компании переходят на удаленную работу
Примеры расходов и укрупненных статей
Ручки, карандаши, бумага для принтера, скрепки, скотч, замазки и тому подобное — все это можно отнести к крупной статье «канцелярия».
Тряпки для уборки, туалетная бумага, разный хозяйственный инвентарь, вода для кулера — статья «хозрасходы».
Самые частые статьи большинства компаний: закупка материалов и комплектующих, зарплата производственного и офисного персонала, рекламные и маркетинговые расходы, налоги, аренда, расходы на связь и ИТ, хозяйственные, представительские и другие траты.
По моему опыту подобные статьи часто оказываются сильно раздутыми. Разовая сумма за подобные покупки кажется небольшой, но такие расходы могут быть несколько раз в месяц. Если не вести онлайн-учет и не сводить траты в укрупненные статьи, окончательная картина расходов может быть неизвестна или сильно искажена.
Еще в любом бизнесе возникают расходы, которые непонятно куда отнести. Тогда появляется статья «прочее». Таких статей лучше избегать, потому что они мешают при анализе. Это такая помойка для расходов, куда сваливается все подряд, и проанализировать их невозможно.
К «прочему» часто относят какие-то разовые расходы, скажем, на привлечение консультанта по разработке каких-то систем для компании. Даже если трата разовая, лучше сразу ввести статью «расходы на внешних консультантов» и относить туда все траты, связанные с оплатой услуг консультантов.
Исключить такие статьи можно, составив список всех возможных статей расходов в компании. Лучше сразу включить статьи с запасом, которых сейчас в компании нет, но которые могут появиться в будущем. Например, в розничном бизнесе в момент старта может не быть расходов на ИТ-поддержку. Но при развитии сети магазинов появится необходимость в отдельном бэк-офисе, и тогда такая статья пригодится.
Часто сталкиваюсь с ситуацией, когда предприниматели пренебрегают этим нюансом и берут готовый список статей из интернета. Но потом это приведет к тому, что появятся расходы, которые некуда отнести. Лучше всего сразу разработать список статей расходов под специфику своего бизнеса.
/gosudarstvo-platit/
Как получить субсидию на бизнес
Перед тем как перейти к следующему пункту, следует убедиться, что первые два были сделаны качественно.
Иначе результаты всего анализа могут быть искажены. Если сборка и группировка расходов проведена максимально полно, предприниматель получает четкую базу расходов за последние шесть месяцев. Эта проделанная работа поможет быстрее принимать решения по управлению и оптимизации любых расходов в будущем.В конце второго шага должна получиться группировка всех расходов в более крупные статьи и расшифровка трат, которые входят в каждую статью.
Шаг 3
Разделить траты на переменные и постоянныеВ любом бизнесе есть переменные и постоянные траты. Постоянные расходы не зависят от продаж, они нужны для работы бизнеса в целом, как, например, плата за аренду офиса. Переменные траты напрямую связаны с продажами и производством, например, это затраты на сырье и расходные материалы.
Разделить траты на эти две категории нужно, чтобы понять долю расходов, которые зависят или не зависят от объемов продаж. Это даст возможность управлять тратами отдельно.
Расходы, которые зависят от объемов продаж, можно регулировать через поставщиков материалов и комплектующих — договариваться об отсрочках или постоплатах, регулировать ассортимент. А теми расходами, которые не зависят от продаж, можно управлять через их снижение или временный отказ.
/list/accelerator/
Увеличить продажи и найти инвесторов: 11 программ, которые помогут предпринимателю
Это разделение поможет глубже увидеть структуру расходов компании. Без переменных расходов невозможны продажи, но их тоже можно оптимизировать, если знать внутреннюю структуру. Постоянные расходы — самые тяжелые для компании, и их величину по возможности лучше сокращать, для этого тоже нужно знать их структуру. Если этого не делать, то не будет понятно, можно ли сократить тот или иной расход.
Например, компания арендует склад. На первый взгляд, это переменный расход, потому что склад нужен для хранения товарных запасов. Но при пристальном наблюдении выясняется, что на том же складе хранится офисная мебель. Если разделить складские расходы на переменные — хранение товаров, — и постоянные — офисная мебель, то можно прийти к новым решениям.
Например, оставить небольшое место для хранения запасов и вывезти все остальное.В конце третьего шага можно получить группировку из двух блоков статей бизнеса.
Пример группировки расходов на переменные и постоянные
Переменные расходы | Постоянные расходы |
---|---|
Закупка материалов и комплектующих | Аренда офиса |
Зарплата производственного персонала | Зарплата офисного персонала |
Услуги сторонних консультантов (дизайнеров, художников, операторов, стилистов и т. п.) по производственным вопросам | Услуги сторонних консультантов (аудиторов, юристов, ИТ и т. п.) по офисным вопросам |
Первый — переменные расходы:
- Закупка материалов и комплектующих.
- Зарплата производственного персонала.
- Услуги сторонних консультантов (дизайнеров, художников, операторов, стилистов и т. п.) по производственным вопросам.
Второй — постоянные расходы:
- Аренда офиса.
- Зарплата офисного персонала.
- Услуги сторонних консультантов (аудиторов, юристов, ИТ и т. п.) по офисным вопросам.
Шаг 4
Проанализировать самые крупные расходыТеперь в каждом блоке переменных и постоянных расходов выбираем две-три самые крупные статьи и начинаем анализировать нюансы.
Вероятно, вы слышали про закон Парето или принцип 80/20 — это правило, названное в честь экономиста Вильфредо Парето. В общем виде оно формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
В нашем случае это значит: если выделить из общего объема статей 20% самых крупных по объему расходов, мы получим уже 80% результата.
При анализе смотрим на все изменения за периоды. Если есть динамика расходов по периодам, например, в среднем траты в месяц примерно одинаковые, а в двух-трех месяцах резкий спад или резкий рост, то нужно искать причины таких перемен. Возможно, это сезонность или смена ассортимента. Если причина не понятна сразу, нужно двигаться дальше и смотреть, например, на поставщиков и их цены, условия поставок и оплат. И после уже принимать решения: сокращать, отказываться или менять что-то в статье расходов.
Что можно не платить из-за коронавируса: от госпошлин до страховых взносов
В разделе переменных расходов частые статьи — это закупка материалов или комплектующих. Чтобы оптимизировать эти затраты, можно проанализировать поставщиков, их условия и цены, логистику и тому подобное. Вероятно, в компании давно привыкли к каким-то партнерам. Но если сравнить с рынком, то может выясниться, что появились неплохие альтернативы. Или, например, окажется, что за долгое время работы с одними и теми же партнерами их цены стали выше среднерыночных. Это всего лишь небольшой пример идеи для оптимизации.
По каждой статье расходов нужно принять следующие решения:
- Оставить или убрать.
- Если оставить, то снизить ли уровень затрат.
- Если снизить, то до каких пределов. И лучше сразу определить, при каких условиях можно вернуться к предыдущим уровням расхода.
Урезать можно даже сложные расходы
Для этого и делается глубокий анализ всех трат, чтобы увидеть не только итоги каждой статьи, но и ее влияние на общие результаты компании.
Например, по итогу анализа видно, что аренда офиса — это тяжелый постоянный расход для компании. Быстро отказаться от офиса невозможно, потому что это может повлиять на взаимоотношения с клиентами и на потенциальные продажи.
Но можно за какое-то время выбрать другой приемлемый вариант и параллельно проработать новое расположение с клиентами. Это поможет сохранить клиентскую базу, а может, и увеличить ее — если найти более удобное место с необходимой инфраструктурой. Примерно такую работу стоит проделать с каждой статьей расходов, чтобы оптимизировать ее.
В своей работе, например, с банками, я обычно использую методику периодических тендеров или зондирования рынка, чтобы узнать о новых интересных альтернативах. Раз в квартал собираю информацию о новых тарифах и услугах, новых предложениях банков, провожу выборочные встречи. В итоге можем поменять банк или условия сотрудничества с ним.
В некоторых бизнесах, например сети розничных магазинов, подобный анализ может и не дать ощутимых сокращений расходов. Например, быстро найти новое помещение не так просто. Но даже в такой ситуации можно проанализировать все договорные условия с арендодателем. И будет полезно, как в примере с переменными расходами, проанализировать рыночную ситуацию.
На этом этапе вы можете оптимизировать самые крупные статьи расходов компании — сокращать их, урезать или не трогать.
Шаг 5
Проанализировать остальные расходыПо аналогии с прошлым шагом дальше нужно провести анализ менее крупных статей. Этот пункт, пожалуй, самый утомительный и трудозатратный, потому что нужно погрузиться в самые мелкие статьи расходов.
Может показаться, что эффективность анализа мелких трат не так высока и можно ограничиться предыдущим шагом. Но если бизнес находится в сложной ситуации, не стоит пренебрегать такой возможностью. Этот шаг окончательно дополнит общую картину расходов компании и позволит понять, как ими лучше управлять.
В любой компании много небольших расходов — хозяйственных, расходов на интернет, обслуживание оборудования. Если не контролировать их динамику и хотя бы иногда не проверять условия работы, то можно не заметить, как расходы стали выше. Например, тарифы на услуги интернета периодически меняются, появляются новые провайдеры, которые предлагают более интересные условия. Это может грозить потерей реальных денег.
Как и в предыдущем шаге, по каждой статье расходов нужно принять следующие решения:
- Оставить или убрать.
- Если оставить, то снизить ли уровень затрат.
- Если снизить, то до каких пределов.
Что вы получите после анализа расходов
По аналогии с любой инвентаризацией результаты каждого шага должны получиться максимально четкие, прозрачные и подробные.
Вот как может выглядеть результат анализа расходов:
- Есть полный список расходов компании за выбранный период.
- Траты сгруппированы в более крупные статьи.
- Крупные статьи разделены на переменные и постоянные.
- Расходы проанализированы, и на основе анализа есть решения по оптимизации.
Уже в процессе сбора информации появляется масса интересных нюансов и возможностей, которые указывают, как бизнесу можно сократить расходы. Например, найти новые интересные тарифы и условия с поставщиками услуг, привлечь альтернативных партнеров. Такой анализ дает предпринимателю полную картину расходов бизнеса и возможность ими управлять.
10 простых способов сократить расходы на бизнес
13 июня 2022 г.
Резюме
Сокращение расходов в бизнесе с помощью стратегии снижения затрат может помочь вам найти дополнительные деньги, чтобы сделать больше. Узнайте, как сократить расходы в бизнесе с помощью этих десяти советов.
В условиях неопределенной экономики, когда на счету каждая копейка, даже минимальное увеличение доходов или сокращение расходов может повлиять на прибыльность компании. Хорошая новость заключается в том, что масштабная перестройка компании не требуется. Часто простые шаги, основанные на здравом смысле, в рамках стратегии снижения затрат улучшают конечный результат, особенно для малого бизнеса.
Конец года — отличное время, чтобы сделать шаг назад и внимательно проанализировать свою деловую практику, но подойдет любое время года. Потратьте некоторое время на то, чтобы подумать, что вы делаете хорошо и что можно улучшить, прежде чем внедрять меры по сокращению затрат для бизнеса.
Сокращение расходов в бизнесе может быть сложной задачей, если вы не знаете, с чего начать. Продолжайте читать, чтобы узнать, как сократить расходы на бизнес, чтобы сэкономить деньги в долгосрочной перспективе.
Как сократить расходы в бизнесе
1. Сократить расходы на снабжение.
Вы можете немного сократить расходы на канцелярские товары, сравнив цены по магазинам. Посмотрите за пределы своего пула традиционных поставщиков. Вы можете найти недорогие канцелярские товары у поставщиков с большими скидками, таких как Amazon Business, Walmart и Uline, которые часто могут превзойти цены на традиционные канцелярские товары.
2. Сокращение производственных затрат.
Как владелец бизнеса, обычно ищут способы сократить расходы на материалы и оптимизировать свои ресурсы. Вот несколько предложений:
- Попробуйте продать остатки картона, бумаги и металла, а не отправлять их в центр переработки. Кроме того, подумайте о том, как использовать отходы для создания другого продукта.
- Убедитесь, что вы получаете максимальную отдачу от вашей производственной недвижимости. Централизуйте или консолидируйте пространство, необходимое для производства. Сдайте в аренду неиспользуемое пространство другому предприятию или частному лицу — оно может быть как небольшим, как офис, так и большим, как складское помещение.
- Отслеживайте и измеряйте операционную эффективность вашего бизнеса, чтобы корректировать и оптимизировать использование доступных ресурсов. Установите параметры производительности, которые отражают ваши цели эффективности, и предлагайте поощрения, когда эти цели достигнуты.
3. Сокращение затрат на финансовые счета.
Просмотрите свои страховые полисы и финансовые счета, чтобы найти места, с которых можно начать сокращать расходы.
- Сэкономьте деньги на страховании, сравнив поставщиков по наиболее конкурентоспособным ставкам, а затем попросите своего текущего кредитора или страховую компанию предложить такую же ставку.
- Объедините страховые полисы или банковские счета, если это возможно.
- Оцените страховые полисы, чтобы убедиться, что вы не перестраховались и не дублируете покрытие.
- Не влезайте в ненужные долги. При рассмотрении вопроса о расширении бизнеса проведите тщательный анализ затрат и результатов и сделайте прогноз на будущее. Рассмотрим альтернативные издержки и влияние долговых платежей на денежный поток. Избыточная задолженность влияет на рейтинг компании, процентные ставки и возможность заимствования в будущем.
4. Модернизируйте свои маркетинговые усилия.
Конечно, вы не хотите исключать платную рекламу, которая работает; тем не менее, может быть целесообразно рассмотреть более дешевые альтернативы, которые помогут вам сократить расходы на бизнес.
- Создайте список адресов электронной почты своих клиентов и внедрите реферальную программу. Рекомендация от текущего клиента может привести к продаже с большей вероятностью, чем традиционный маркетинг. Создавайте маркетинговые кампании по электронной почте, которые удивят ваших клиентов. Предоставьте им специальные скидки и купоны только за регистрацию.
- Больше сети, меньше рекламы. Клиенты с большей вероятностью наймут компанию с лицом, которое они узнают. Они хотят больше узнать об истории вашего бренда и о том, что происходит за кулисами, чем о том, как вы продаете продукт. Потратьте время, чтобы установить прочные отношения со своими клиентами.
- Увеличьте использование социальных сетей и сократите традиционный маркетинг. Рассмотрите возможность привлечения новых лидов с помощью ценного контента, связанного с вашим бизнесом, на таких платформах, как Instagram, Facebook, Twitter или YouTube.
5. Используйте эффективные временные стратегии.
Оптимизация производительности эффективно помогает сократить расходы в бизнесе. Помните, потраченное впустую время равно потраченным впустую долларам.
- Минимизируйте отвлекающие факторы с помощью таких приложений, как Focus Booster или Rescue Time, чтобы помочь сотрудникам сосредоточиться и сосредоточиться на задаче.
- Используйте программное обеспечение, такое как Connecteam и Toggl, для отслеживания использования времени сотрудников, времени, затрачиваемого на различные рабочие действия или проекты, а также оплачиваемых часов.
- Установите разумное количество времени для выполнения определенных действий или задач. Предлагайте стимулы для удовлетворения или превышения этих ожиданий.
- Планируйте деловые мероприятия и поощряйте сотрудников придерживаться ежедневного или еженедельного графика.
- Запланируйте заранее определенный период времени для совещаний. Дайте понять, что вы ожидаете, что участники будут приходить вовремя, строго придерживаться повестки дня и завершать работу в назначенное время.
6. Сократите расходы с помощью виртуальных технологий.
Добавьте виртуальные технологии к своей стратегии снижения затрат. Последствия пандемии COVID-19 показали, насколько эффективными могут быть предприятия, работающие удаленно. Виртуальные встречи помогают минимизировать командировочные расходы, а виртуальные офисы избавляют от необходимости в физическом пространстве.
Хотя мы и не хотим полностью исключать личные контакты, приберегите их для тех случаев, когда это наиболее полезно. Многие организации используют такие инструменты, как Microsoft Teams и Slack, для общения в течение рабочего дня и проведения виртуальных собраний в видеоприложениях, таких как Zoom, Google Meet и Cisco Webex.
Такие технологии, как Google Drive и Microsoft Sharepoint, централизуют корпоративные документы и совместную работу над продуктами в качестве альтернативы бумажным документам и собраниям. Сокращая расходы с помощью виртуального обмена документами, вы можете значительно сэкономить на предметах первой необходимости для офиса, таких как чернила, бумага для принтера и даже почтовые расходы.
7. Сфокусируйтесь.
Как владелец малого бизнеса, я считаю, что сужение фокуса моего бизнеса является одной из наиболее эффективных стратегий сокращения затрат в бизнесе. Ограничивая виды услуг, которые я предлагаю, и проекты, которые я принимаю, я становлюсь более продуктивным и работаю более высокого качества.
Еще один способ сузить фокус вашего бизнеса — заключить субподряд. Вместо того, чтобы отказываться от бизнеса, максимизируйте свои возможности, по возможности отдавая части на субподряд. Чем больше проектов, тем больше доход, а субподряд означает меньше расходов.
8. Максимально используйте пространство.
Проанализируйте текущее использование физического пространства. Переполненное хранилище, слишком много расходных материалов, груды бумажных файлов и неэффективное размещение мебели и оборудования — это обычные траты пространства.
Объедините или централизуйте различные функции или отделы вашего бизнеса. Используйте пространство в двойных целях. Например, комната для совещаний служит комнатой отдыха или кладовой, в которой стоят копировальные аппараты. Возможности будут варьироваться в зависимости от характера вашего бизнеса.
9. Максимально повышайте квалификацию своих сотрудников.
Если вы все еще ищете, как сократить расходы, вы можете оценить текущее использование опыта и навыков вашего сотрудника. Вы можете потерять деньги, наняв людей на неправильные должности. Дайте обязанности сотрудникам с наибольшим опытом и эффективностью в этих областях. Не нанимайте опытных продавцов для обработки текста или специалистов по цифрам для дизайнерских функций. Часто бывает необходимо, чтобы один человек отвечал за различные задачи, но рассмотрите возможность обмена некоторыми из этих задач с другим человеком, который демонстрирует большую эффективность.
10. Наймите эксперта по сокращению затрат.
Если вам сложно сократить расходы в бизнесе, вы можете нанять эксперта для разработки эффективной стратегии сокращения расходов. Бухгалтер или дипломированный бухгалтер могут провести чистку вашего бизнеса и показать вам, как сократить расходы на бизнес.
Чтобы экономить время и деньги круглый год, необходимо научиться сокращать расходы в бизнесе. Внедрение таких тактик, как сокращение расходов на поставку, использование виртуальных технологий и проверка финансовых счетов, может иметь существенное значение для эффективного сокращения расходов в вашем бизнесе. Вы обнаружите, что у вас больше возможностей направить свои финансы на самое важное в вашей организации.
Версия этой статьи была впервые опубликована 19 июня 2012 г.
Фото: Getty Images принятие стратегических линейных решений.
Любому малому бизнесу рано или поздно приходится сталкиваться с трудностями. Другие могут просто хотеть всегда быть как можно более бережливыми. Когда вам нужно сократить расходы, может быть трудно решить, без чего может обойтись ваш бизнес. Сделайте все возможное, чтобы в первую очередь расставить приоритеты в том, что важно для ваших сотрудников и бизнеса в целом. С помощью вашей команды и готовности пережить шторм вы сможете пережить трудные финансовые времена. Вот несколько решений по сокращению расходов, которые опробовали ваши коллеги-предприниматели и которые могут сработать для вашего бизнеса.
1. Посмотрите на свою страховку.
Когда вы пытаетесь сократить расходы, важно оценить, куда уходят деньги и можете ли вы пересмотреть контракты, в том числе на страхование.
«Страховое покрытие и ставки, как правило, меняются из года в год, в зависимости от отраслевых тенденций и состояния рынка», — сказал Джозеф Джонас, директор по оптовым продажам и консалтингу в Insureon. «Для владельцев малого бизнеса рекомендуется ежегодно пересматривать свою программу страхования, чтобы убедиться, что они получают наиболее полную защиту по справедливой рыночной стоимости».
Владельцы бизнеса, которые разрешают автоматическое продление своей страховки вместо того, чтобы консультироваться со страховым специалистом, возможно, платят больше, чем им нужно. Если вы потратите время на то, чтобы скорректировать свое покрытие в соответствии с текущим рынком, вы сэкономите тысячи долларов, не ставя под угрозу свою защиту. Повышение франшиз, различная оценка вашего пространства и даже учет предыдущих претензий могут привести к более целенаправленной и более дешевой политике.
Это также может помочь в объединении политик. Как и в случае со страхованием автомобилей и домовладельцев, «многие страховые компании предлагают скидки, когда владельцы малого бизнеса покупают несколько полисов одновременно», — сказал Джонас.
Одним из наиболее распространенных пакетов, по его словам, является полис владельца бизнеса, который сочетает страхование общей ответственности со страхованием коммерческой собственности.
2. Оцените свои контракты и найдите бесплатные ресурсы.
Спенсер Шоу, владелец Re-Bath Spokane Valley, предложил оценить ваше офисное помещение. «Если рынок вялый и спрос на то, что вы занимаете, невелик, начните договариваться о более низкой арендной плате», — сказал он. Точно так же, если вы можете работать в меньшем пространстве, возможно, пришло время сократить его до тех пор, пока спрос снова не возрастет и вам не понадобится больше места.
Но верность продавцу тоже может иметь свои преимущества.
«Периодически сообщайте своим продавцам, что вы делаете покупки по ценам», — сказала Хейли Палмер, владелица WIN Home Inspection Central Oregon. «Многие компании предлагают вознаграждение за лояльность или могут заключить с вами сделку, если вы продолжите с ними работать».
Помимо просмотра существующих контрактов, Палмер рекомендует найти бесплатные ресурсы, такие как социальные сети и веб-сайты деловых сетей. Сильное присутствие в социальных сетях может стать мощным маркетинговым и рекламным инструментом, помогающим сделать имя вашего бизнеса известным и привлечь новых клиентов.
3. Ознакомьтесь с обязанностями вашего персонала.
Заработная плата — одна из ваших значительных статей расходов. Если ваши сотрудники занимают неправильные должности или не выполняют свою часть работы, вы теряете деньги.
«Прежде чем нанимать сотрудников, убедитесь, что вы тщательно анализируете повседневную нагрузку своих сотрудников, — сказал Шоу. «Убедитесь, что нужные люди сидят на правильном месте и тянут свою тяжесть. Иногда требуются изменения, которые могут отсрочить необходимость найма следующего человека слишком рано».
«Прогнозирование продаж гарантирует, что у вас будет достаточно персонала, но также и то, что вы не будете перегружены персоналом и, таким образом, увеличите свой труд», — добавил Эндрю Даймонд, президент Angry Crab Shack.
Также важно быть в курсе передового опыта, чтобы быть готовым к возможному повышению заработной платы. «Будьте в курсе любых новых законов или повышения заработной платы в ближайшем будущем, чтобы у вас был план, как справиться с увеличением вашей заработной платы», — сказал Даймонд.
4. Внедрение виртуальных технологий.
Также может помочь поиск способов внедрить виртуальные технологии в свой бизнес. Если у вас есть задачи, которые могут быть выполнены с помощью компьютера и не требуют найма другого сотрудника, использование виртуальных технологий может помочь вам сократить расходы. Виртуальные технологии также могут помочь повысить производительность труда сотрудников, что еще больше сэкономит деньги компании.
5. Учитывайте расходы на канцелярские товары.
Расходы на расходные материалы составляют большую часть вашего бюджета, чем вы можете себе представить. Хотя наличие лучших ручек и бумаги самого высокого качества может показаться важным, удивительно, сколько денег вы можете сэкономить, внося небольшие изменения.
Начните с отслеживания расхода расходных материалов в вашем офисе. Видя, что вы действительно используете, вы можете сократить список необходимых расходных материалов. Вы также должны найти время, чтобы ходить по магазинам по самым низким доступным ценам. Вы можете найти отличные предложения, делая покупки у нетрадиционных продавцов канцелярских товаров и в интернет-магазинах, таких как Amazon, а также покупая оптом.
6. Нанять эксперта.
Если вы все еще ищете способы сократить расходы, рассмотрите возможность найма бухгалтера.
«Почти всегда есть область вашего бизнеса, где вы можете сэкономить деньги или перераспределить их, чтобы потратить их более разумно», — сказал Палмер. «Может быть даже полезно нанять бухгалтера или бухгалтера, чтобы помочь вам изучить бухгалтерские книги, чтобы найти способы сократить свои расходы». [Читать статью по теме: Бухгалтер против бухгалтера: что они делают для бизнеса? ]
Если маркетинговые обязательства съедают большую часть вашего бюджета, рассмотрите возможность перехода на онлайн-маркетинг и маркетинг в социальных сетях. Эти маркетинговые стратегии более рентабельны, а в некоторых случаях совершенно бесплатны. Сейчас больше, чем когда-либо, клиенты находят товары на таких платформах, как Instagram и Facebook. Разработав стратегию маркетинга в социальных сетях, вы можете конкретизировать свой бренд и встретить своих клиентов там, где они есть.
Если вы хотите разработать собственную стратегию, ваши усилия могут быть бесплатными. Если вы предпочитаете передать эту работу профессионалам, работа с агентством цифрового маркетинга или прохождение онлайн-курса все равно может быть более рентабельным, чем ваша текущая маркетинговая ситуация.
8. Анализ затрат на персонал.
Стоимость рабочей силы является важной частью любого малого бизнеса. Возможно, вы не в состоянии сократить заработную плату своим работникам, но есть и другие аспекты кадрового делопроизводства, где вы можете затянуть пояс. Возможно, было бы лучше сократить расход бумаги или уменьшить общий бюджет, чтобы предотвратить перерасход на такие вещи, как ручки, маркеры и другие канцелярские принадлежности. Вы можете внедрить другие меры экономии, такие как онлайн-инструменты или инструменты для совместной работы с документами, которые могут сократить использование вашими сотрудниками физических офисных принадлежностей.
[ Связанная статья: Найдите бухгалтерское программное обеспечение для вашего бизнеса, чтобы сократить расходы]
9.
Анализируйте текущие расходы.Возможно, вам придется подумать о том, какие текущие расходы вы можете сократить. Вы платите за какие-либо услуги по подписке? Ваша компания использует ненужные транспортные средства или транспортные услуги? Вы работаете с поставщиком, который может быть исключен? Периодические расходы часто являются лучшим местом для начала анализа того, где вы можете сэкономить деньги месяц за месяцем.
10. Проявите творческий подход.
Эффективность мер по сокращению расходов зависит от вашего индивидуального бизнеса, поэтому вам, возможно, придется мыслить нестандартно, чтобы найти правильные меры для вашей компании. Конечно, другой вариант решения бизнес-расходов — это увеличение доходов. Соберите свою команду и обсудите несколько творческих способов увеличения доходов вашего бизнеса. Это могут быть рекламные мероприятия, специальное спонсорство или другие стратегии, направленные на то, чтобы заявить о своем бизнесе за небольшую плату или бесплатно для вас или вашей компании.